Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

д. В личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии.

При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения.

Сроки хранения документов установлены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Однако на практике в делах хранятся практически все документы, относящиеся к сотруднику, так как это удобно. Документы, включаемые в личное дело, можно условно разбить на три группы.

Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу. К ним относятся: Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников.

В данный перечень могут входить: В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например: заявление работника об увольнении; копия приказа об увольнении.

д. В личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии.

При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения.

Сроки хранения документов установлены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Однако на практике в делах хранятся практически все, относящиеся к сотруднику, так как это удобно.

Рекомендуем прочесть:  Наиболее выгодный вендинг автомат

Документы, включаемые в личное дело, можно условно разбить на три группы. Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу.

К ним относятся: Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить: В-третьих, о прекращении трудовой деятельности, например: заявление работника об увольнении; копия приказа об увольнении.

Формирование личного дела работника

  1. поступление новых бумаг;
  2. замена подлинников копиями.
  3. изъятие листов;

В первоначально заведенную форму описи можно добавлять листы с графами для непрерывного ведения. Выглядит бланк описи так: Порядок формирования личного дела работника после увольнения Личное дело закрывается в день увольнения человека. После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить:

  1. проверить хронологию бумаг в папке;
  2. сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).
  3. проверить наличие всех документов;

Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ.

Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами.

А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

Руководящий состав и лица, их замещающие; Главные специалисты; Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности; Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Формирование дел

Законодательно нигде не прописываются правила по этому вопросу. Но на практике получается так, что крупные компании формируют личные дела на своих подчиненных, а мелкие — нет.

Рекомендуется заняться данным вопросом фирмам с большой текучкой кадров. Зачастую организации ведут личные дела не на всех подчиненных, а только на конкретные категории работников. Чаще всего ими являются:

  1. люди, которые имеют возможность карьерного роста.
  2. руководители;
  3. заместители руководства;
  4. сотрудники, работающие с материальными ценностями (например, кассиры);
  5. ведущие специалисты в компании;

Хранение Существуют некоторые правила, которые придется соблюдать начальнику.

Хранение дел — это практически бесконечный процесс.